En el siguiente trabajo se expondrá, antes de nada, una
breve introducción en la que se situará el nacimiento de la documentación y su
evolución hasta llegar al panorama actual.
Posteriormente, se presentarán los conceptos básicos sobre
la documentación, así como sus características esenciales, sus finalidades, sus
principios y sus objetivos.
Finalmente, a modo de conclusión, se presenta una pequeña
valoración de lo que debería de representar la documentación en los medios de
comunicación y, en contraposición, la ausencia de este proceso.
INTRODUCIÓN
Los orígenes de la documentación se podrían establecer con
los orígenes de la escritura en el 3000 a.C. y con la aparición de las primeras
bibliotecas. Después de una época de oscuridad, como es la Edad Media, se da
paso al nacimiento de la imprenta (S. XV), primer precedente importante. A
partir de esa época hay más libros y más necesidad de conocer y controlar la
información que circula, y aparecen además los primeros repertorios
bibliográficos.
El problema se manifiesta en el s. XIX cuando encontramos
una excesiva publicación sin control alguno. Es a mediados del S. XIX cuando
empieza a replantearse que ese control de la información podría llegar a ser
una materia en sí. Aquí podemos datar el nacimiento de lo que hoy en día
conocemos como la documentación.
A partir de este momento fueron muchos los que dieron pie a
la aparición de esta documentación, entre otros destacamos a Paul Otlet e Henri
La Fontaine, que dieron paso a la creación del Instituto nacional de
bibliografía, identifican y universalizan la categoría de documento y crean la
figura del documentalista, entre otras cosas.
Poco a poco este concepto fue evolucionando, y con el sus
objetivos y finalidades hasta llegar a lo que hoy en día conocemos como
documentación, ese proceso de búsqueda de una buena información, almacenada con
anterioridad, para la creación de una nueva información.
CONCEPTO
Documentación, según la Real Academia Española:
(Del lat. documentatĭo, -ōnis).
1. f. Acción y efecto de documentar.
2. f. Documento o conjunto de documentos, preferentemente de
carácter oficial, que sirven para la identificación personal o para documentar
o acreditar algo.
Según Elea Giménez Toledo la documentación es “la disciplina científica que trata de
recopilar, almacenar, analizar y difundir información contenida en distinto
tipo de documentos. Objetivo, que la información analizada sea accesible a
cualquiera que pueda necesitarla”
Se podría decir que se trata de una disciplina que emplea
distintas técnicas para estructurar y organizar los documentos en llamados
sistemas de información. Es una disciplina que trata de recopilar, almacenar,
analizar y difundir la información de distintos tipos de documentos a través
del análisis documental, que es el conjunto de operaciones destinadas a
representar el contenido de un documento bajo una forma diferente a su forma
original, con el fin de facilitar su
consulta, a quien lo requiera, o
su recuperación posterior. Pero además, la documentación, es una ciencia que
sirve de gran ayuda a la ciencia misma, ya que proporciona cualquier
información necesaria para el avance del conocimiento.
PINCIPIOS
Como principios básicos de la documentación se entiende:
Selección: Es el
primer paso, hay que seleccionar el material adecuado con el que se va a
trabajar
Análisis: Una vez
realizada la selección se pasa al análisis. Un análisis documental es, como
bien se explicó con anterioridad, el conjunto de operaciones destinadas a representar
el contenido de un documento bajo una forma diferente a la original, para
facilitar su consulta o su recuperación
posterior
Recuperación: Una
vez realizado el análisis el siguiente paso es la recuperación. Se trata del
proceso en el que un conjunto de documentos son "interrogados" para
encontrar la información pertinente que pueda ayudar a satisfacer las
necesidades de un usuario.
Difusión:
Finalmente el último paso es difusión, que es el proceso por el cual se
transmite al usuario la información o los documentos que necesita.
FUNCIONES
El objetivo fundamental de la documentación informativa es
la producción de la información, es
decir, gracias a la documentación podemos producir información nueva, es como
una cadena infinita de búsqueda, captura y expansión de nueva información. Por
supuesto, una buena documentación es la base de la credibilidad, cuando hay una
buena documentación detrás, el trabajo final alcanza una buena calidad.
Otra de las funciones
esenciales es la recuperación, es
decir, permitir a los usuarios rescatar la información ya publicada, es decir,
la reutilización del material informativo. Esto es posible gracias al
almacenamiento y conservación de la información en distintos soportes, bien sea
PDF, DVD, vídeo…
FINALIDAD
Documentarse es una de las mayores odiseas a las que tiene
que enfrentarse, por ejemplo, un equipo de desarrollo. Buscar la información
válida y verdadera para cada ocasión y documentar con precisión, es una acción
bastante laboriosa pero que ha de hacerse a conciencia. Hoy en día la
información emerge incansablemente, sin control y sin freno, y es aquí donde
entra la base de una buena documentación que nos permita distinguir que tipo de
información es la que necesitamos.
Para ser más exactos
tomamos el ejemplo en las palabras de Josefa Sabor, que señala que
"el ciclo de la documentación es: identificar, organizar y archivar la
información para pasar de ahí al de su transformación, síntesis y difusión. En
suma, la documentación tiene una función activa, entregar al investigador el
material que requiere ya organizado" (Sabor citada en De la Torre &
Navarro, 1990:96). De modo que, de esa identificación de referencias
bibliográficas y electrónicas encargadas del estudio del problema, organizamos
los datos esenciales, transformando estos datos y sintetizándolos en un solo mensaje que es el
de informar al investigador lo más relevante y veraz de nuestro estudio.
PALABRAS CLAVE
Como palabras clave de la documentación cabría destacar,
entre otras:
• Información
• Búsqueda
• Reutilización
• Novedad
La información dado que es uno de los elementos más
importantes, puesto que es lo que buscamos a través de la documentación. La
búsqueda continua para conseguir la mejor información, la que nos facilita el
camino. En cuanto a la reutilización, porque es el medio en el cual se basa la
documentación, la nueva utilización de información pasada para alcanzar una
nueva, lo que nos lleva a la novedad.
En cuanto a la documentación en los medios de comunicación
alcanza un papel verdaderamente relevante.
Como podemos observar en la mayoría de los casos, hoy en día
este proceso tan importante no es cumplido del todo por los medios de
comunicación. Lanzar una noticia de la manera más morbosa parece ser la única
finalidad de los medios de comunicación. Sin embargo, debería de ser un
requisito indispensable a la hora de elaborar una noticia o dar a conocer un
acontecimiento.
Un periodista debe, en primer lugar, documentarse acerca de
lo ocurrido, ¿qué paso?, ¿quiénes fueron sus protagonistas?, ¿cómo pasó?,
¿cuándo pasó?, ¿por qué pasó? Deberían indagar acerca de las preguntas
esenciales antes de comenzar cualquiera trabajo.
Las consecuencias de no tener una buena documentación, son
noticias mal elaboradas, confusas y ,a veces, hasta erróneas, algo poco
entendible ya que gozan de bastantes mecanismos para conseguir una buena
información: agencias, medios informáticos, corresponsales…
Un buen periodista debe dejar atrás las conveniencias y debe
guiarse por la razón que le lleve a elaborar noticas cargadas de veracidad y no
de conveniencias, debe documentarse de principio a fin, para poder así
elaborar, un buen periodismo
