El mundo de la documentación

En el siguiente trabajo se expondrá, antes de nada, una breve introducción en la que se situará el nacimiento de la documentación y su evolución hasta llegar al panorama actual.

Posteriormente, se presentarán los conceptos básicos sobre la documentación, así como sus características esenciales, sus finalidades, sus principios y sus objetivos. 

Finalmente, a modo de conclusión, se presenta una pequeña valoración de lo que debería de representar la documentación en los medios de comunicación y, en contraposición, la ausencia de este proceso.

INTRODUCIÓN

Los orígenes de la documentación se podrían establecer con los orígenes de la escritura en el 3000 a.C. y con la aparición de las primeras bibliotecas. Después de una época de oscuridad, como es la Edad Media, se da paso al nacimiento de la imprenta (S. XV), primer precedente importante. A partir de esa época hay más libros y más necesidad de conocer y controlar la información que circula, y aparecen además los primeros repertorios bibliográficos.

El problema se manifiesta en el s. XIX cuando encontramos una excesiva publicación sin control alguno. Es a mediados del S. XIX cuando empieza a replantearse que ese control de la información podría llegar a ser una materia en sí. Aquí podemos datar el nacimiento de lo que hoy en día conocemos como la documentación.

A partir de este momento fueron muchos los que dieron pie a la aparición de esta documentación, entre otros destacamos a Paul Otlet e Henri La Fontaine, que dieron paso a la creación del Instituto nacional de bibliografía, identifican y universalizan la categoría de documento y crean la figura del documentalista, entre otras cosas.

Poco a poco este concepto fue evolucionando, y con el sus objetivos y finalidades hasta llegar a lo que hoy en día conocemos como documentación, ese proceso de búsqueda de una buena información, almacenada con anterioridad, para la creación de una nueva información.

 CONCEPTO

Documentación, según la Real Academia Española:

(Del lat. documentatĭo, -ōnis).

1. f. Acción y efecto de documentar.

2. f. Documento o conjunto de documentos, preferentemente de carácter oficial, que sirven para la identificación personal o para documentar o acreditar algo.

Según Elea Giménez Toledo la documentación es “la disciplina científica que trata de recopilar, almacenar, analizar y difundir información contenida en distinto tipo de documentos. Objetivo, que la información analizada sea accesible a cualquiera que pueda necesitarla”

Se podría decir que se trata de una disciplina que emplea distintas técnicas para estructurar y organizar los documentos en llamados sistemas de información. Es una disciplina que trata de recopilar, almacenar, analizar y difundir la información de distintos tipos de documentos a través del análisis documental, que es el conjunto de operaciones destinadas a representar el contenido de un documento bajo una forma diferente a su forma original, con el fin de facilitar su  consulta,  a quien lo requiera, o su recuperación posterior. Pero además, la documentación, es una ciencia que sirve de gran ayuda a la ciencia misma, ya que proporciona cualquier información necesaria para el avance del conocimiento.

PINCIPIOS

Como principios básicos de la documentación se entiende:

Selección: Es el primer paso, hay que seleccionar el material adecuado con el que se va a trabajar

Análisis: Una vez realizada la selección se pasa al análisis. Un análisis documental es, como bien se explicó con anterioridad, el conjunto de operaciones destinadas a representar el contenido de un documento bajo una forma diferente a la original, para facilitar su  consulta o su recuperación posterior

Recuperación: Una vez realizado el análisis el siguiente paso es la recuperación. Se trata del proceso en el que un conjunto de documentos son "interrogados" para encontrar la información pertinente que pueda ayudar a satisfacer las necesidades de un usuario.

Difusión: Finalmente el último paso es difusión, que es el proceso por el cual se transmite al usuario la información o los documentos que necesita.

FUNCIONES

El objetivo fundamental de la documentación informativa es la producción de la información, es decir, gracias a la documentación podemos producir información nueva, es como una cadena infinita de búsqueda, captura y expansión de nueva información. Por supuesto, una buena documentación es la base de la credibilidad, cuando hay una buena documentación detrás, el trabajo final alcanza una buena calidad.

 Otra de las funciones esenciales es la recuperación, es decir, permitir a los usuarios rescatar la información ya publicada, es decir, la reutilización del material informativo. Esto es posible gracias al almacenamiento y conservación de la información en distintos soportes, bien sea PDF, DVD, vídeo…

FINALIDAD

Documentarse es una de las mayores odiseas a las que tiene que enfrentarse, por ejemplo, un equipo de desarrollo. Buscar la información válida y verdadera para cada ocasión y documentar con precisión, es una acción bastante laboriosa pero que ha de hacerse a conciencia. Hoy en día la información emerge incansablemente, sin control y sin freno, y es aquí donde entra la base de una buena documentación que nos permita distinguir que tipo de información es la que necesitamos.

Para ser más exactos  tomamos el ejemplo en las palabras de Josefa Sabor, que señala que "el ciclo de la documentación es: identificar, organizar y archivar la información para pasar de ahí al de su transformación, síntesis y difusión. En suma, la documentación tiene una función activa, entregar al investigador el material que requiere ya organizado" (Sabor citada en De la Torre & Navarro, 1990:96). De modo que, de esa identificación de referencias bibliográficas y electrónicas encargadas del estudio del problema, organizamos los datos esenciales, transformando estos datos y  sintetizándolos en un solo mensaje que es el de informar al investigador lo más relevante y veraz de nuestro estudio.

PALABRAS CLAVE

Como palabras clave de la documentación cabría destacar, entre otras:

•             Información

•             Búsqueda

•             Reutilización

•             Novedad

La información dado que es uno de los elementos más importantes, puesto que es lo que buscamos a través de la documentación. La búsqueda continua para conseguir la mejor información, la que nos facilita el camino. En cuanto a la reutilización, porque es el medio en el cual se basa la documentación, la nueva utilización de información pasada para alcanzar una nueva, lo que nos lleva a la novedad.

En cuanto a la documentación en los medios de comunicación alcanza un papel verdaderamente relevante.

Como podemos observar en la mayoría de los casos, hoy en día este proceso tan importante no es cumplido del todo por los medios de comunicación. Lanzar una noticia de la manera más morbosa parece ser la única finalidad de los medios de comunicación. Sin embargo, debería de ser un requisito indispensable a la hora de elaborar una noticia o dar a conocer un acontecimiento.

Un periodista debe, en primer lugar, documentarse acerca de lo ocurrido, ¿qué paso?, ¿quiénes fueron sus protagonistas?, ¿cómo pasó?, ¿cuándo pasó?, ¿por qué pasó? Deberían indagar acerca de las preguntas esenciales antes de comenzar cualquiera trabajo.

Las consecuencias de no tener una buena documentación, son noticias mal elaboradas, confusas y ,a veces, hasta erróneas, algo poco entendible ya que gozan de bastantes mecanismos para conseguir una buena información: agencias, medios informáticos, corresponsales…

Un buen periodista debe dejar atrás las conveniencias y debe guiarse por la razón que le lleve a elaborar noticas cargadas de veracidad y no de conveniencias, debe documentarse de principio a fin, para poder así elaborar, un buen periodismo